Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

1. Identidad del responsable del tratamiento

Velacix es el nombre comercial bajo el cual una persona natural presta los servicios tecnológicos descritos en esta política y actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales recopilados directamente para la gestión del sitio web, la relación comercial y la prestación de sus servicios.

Para cualquier consulta relacionada con la identidad del responsable, el tratamiento de datos personales o el ejercicio de derechos, puedes comunicarte a privacidad@velacix.com.

2. Datos de contacto

Para consultas relacionadas con esta política, el tratamiento de datos personales o el ejercicio de los derechos reconocidos por la normativa aplicable, puedes escribir a privacidad@velacix.com.

3. Alcance de esta política y roles frente a los datos

Como sistema de facturación electrónica, punto de venta, inventario y gestión empresarial contratado por otras empresas o personas que desarrollan actividades económicas, Velacix puede actuar en distintos roles frente a los datos personales, dependiendo de quién recopila los datos y de la finalidad para la cual son tratados:

• Como responsable del tratamiento: respecto de los datos de las personas que visitan este sitio web, solicitan información, completan formularios de contacto, contratan Velacix o administran una cuenta dentro de la plataforma.
• Como encargado del tratamiento: respecto de los datos personales que los clientes de Velacix introducen, almacenan o generan dentro de la plataforma para el desarrollo de sus propias actividades. Esto incluye, entre otros, los datos utilizados para emitir comprobantes electrónicos a sus clientes finales. En estos casos, el cliente de Velacix actúa como responsable del tratamiento y Velacix procesa la información para proporcionar las funcionalidades contratadas.

4. Datos personales que recopilamos

Velacix puede recopilar y tratar directamente las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto proporcionados mediante formularios o comunicaciones, como nombre, empresa, correo electrónico, teléfono, motivo de contacto y contenido del mensaje.
• Datos relacionados con las cuentas de los clientes de Velacix, como nombre o razón social, identificación tributaria, información del plan contratado y datos de los usuarios autorizados de la cuenta.
• Datos técnicos y de navegación generados durante el uso del sitio web, de acuerdo con lo establecido en nuestra Política de Cookies.
• Información relacionada con el pago de las suscripciones, como referencias, comprobantes de pago, institución utilizada, monto y fecha de la transacción.

Velacix no almacena números de tarjetas de crédito o débito, credenciales bancarias ni información de acceso a cuentas bancarias. Los pagos pueden realizarse mediante transferencia bancaria a las cuentas habilitadas por Velacix o mediante proveedores externos de pago, como PayPal.

Los clientes de Velacix pueden introducir o generar dentro de la plataforma, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación tributaria y contacto necesarios para la emisión de comprobantes electrónicos, como nombres o razón social, RUC, cédula, dirección, correo electrónico y teléfono.
• Información relacionada con transacciones comerciales, incluyendo productos o servicios, cantidades, precios, impuestos, descuentos, montos, fechas y formas de pago.
• Información relacionada con inventario, productos, servicios, proveedores, establecimientos y sucursales.
• Datos de los usuarios que cada cliente autorice para utilizar su cuenta de Velacix.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales pueden ser tratados para:

• Responder solicitudes de contacto, soporte, información o demostraciones de Velacix.
• Gestionar la contratación, activación y administración de cuentas, planes y suscripciones.
• Verificar y registrar los pagos correspondientes a los servicios contratados.
• Permitir la emisión y gestión de comprobantes electrónicos y su interacción con los servicios correspondientes del Servicio de Rentas Internas (SRI).
• Proporcionar las funcionalidades de facturación, punto de venta, inventario, reportes, gestión de usuarios y demás herramientas disponibles en Velacix.
• Mantener la seguridad, disponibilidad y correcto funcionamiento de la plataforma.
• Prevenir usos no autorizados, investigar incidentes y mantener registros de seguridad y auditoría.
• Mejorar el sitio web y conocer su utilización mediante herramientas analíticas cuando exista consentimiento para las cookies o tecnologías que lo requieran.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales y tributarias aplicables.

6. Base de legitimación

El tratamiento de datos personales realizado directamente por Velacix puede sustentarse, según corresponda, en el consentimiento del titular, la ejecución de medidas precontractuales o contractuales, el cumplimiento de obligaciones legales y las demás bases de legitimación reconocidas por la normativa ecuatoriana aplicable.

Cuando un cliente introduce datos personales de terceros dentro de Velacix, dicho cliente actúa como responsable del tratamiento y debe contar con una base de legitimación adecuada para recopilar y tratar esa información. Velacix procesa dichos datos como encargado del tratamiento para proporcionar las funcionalidades contratadas.

7. Tiempo de conservación

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados y las obligaciones legales correspondientes.

Los datos asociados a una cuenta activa de Velacix se conservarán mientras se mantenga la relación contractual. Una vez finalizada o cancelada la cuenta, la información asociada podrá conservarse durante un período de hasta un año, principalmente para atender solicitudes posteriores, procesos de recuperación, respaldo, seguridad y obligaciones derivadas de la relación contractual.

Finalizado este período, los datos serán eliminados o anonimizados cuando sea técnicamente procedente, salvo aquellos que deban conservarse durante un período superior para cumplir obligaciones legales, tributarias, contractuales o atender posibles responsabilidades.

Los comprobantes electrónicos, documentos tributarios y demás información cuya conservación sea exigida por la normativa ecuatoriana se mantendrán durante los plazos legalmente aplicables.

8. Destinatarios, proveedores y encargados del tratamiento

Para operar Velacix y proporcionar sus servicios, determinados datos pueden ser tratados o transmitidos a terceros que proporcionan infraestructura o servicios necesarios para el funcionamiento de la plataforma.

Entre ellos pueden encontrarse:

• El Servicio de Rentas Internas (SRI), cuando corresponda transmitir comprobantes electrónicos u otra información requerida para el cumplimiento de obligaciones tributarias.
• Contabo, utilizado como proveedor de infraestructura de servidores para alojar componentes del backend y bases de datos de Velacix.
• Cloudflare, utilizado para infraestructura, distribución y prestación de servicios relacionados con el sitio web y frontend de Velacix.
• Google Cloud, utilizado para servicios de almacenamiento relacionados con archivos necesarios para el funcionamiento de la plataforma, incluyendo documentos XML, firmas almacenadas de forma protegida y logotipos proporcionados por los clientes.
• Servicios de Google utilizados para el envío de comunicaciones por correo electrónico mediante SMTP.
• PayPal, cuando el cliente decide utilizar este medio para realizar pagos relacionados con los servicios de Velacix.
• Las instituciones financieras utilizadas para recibir transferencias bancarias, actualmente Banco Pichincha, Produbanco y Banco Guayaquil, cuando corresponda.

Velacix no vende ni comercializa datos personales a terceros. Los proveedores externos reciben o procesan únicamente la información necesaria para prestar sus respectivos servicios, de acuerdo con las condiciones aplicables a cada proveedor.

9. Encargo de tratamiento para clientes de Velacix

Cuando un cliente utiliza Velacix para procesar información de sus propios clientes, empleados, proveedores u otros terceros, dicho cliente actúa como responsable del tratamiento de esos datos y Velacix actúa como encargado del tratamiento.

En estos casos, Velacix procesa la información para proporcionar las funcionalidades de la plataforma y prestar los servicios contratados. Corresponde al cliente determinar la finalidad y legitimidad del tratamiento de los datos que incorpora a Velacix, informar a sus titulares cuando corresponda y cumplir las demás obligaciones que le sean aplicables como responsable del tratamiento.

Velacix adoptará las medidas técnicas y organizativas aplicables para proteger la información procesada por cuenta de sus clientes y colaborará razonablemente con ellos para atender las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales.

10. Transferencias internacionales de datos

Algunos de los proveedores tecnológicos utilizados por Velacix operan infraestructura o prestan servicios desde distintas jurisdicciones. En consecuencia, determinados datos personales pueden ser almacenados, transmitidos o procesados fuera del Ecuador.

Esto puede ocurrir, entre otros casos, por la utilización de servicios de infraestructura, distribución de contenido, almacenamiento en la nube, correo electrónico o procesamiento de pagos proporcionados por proveedores internacionales como Contabo, Cloudflare, Google y PayPal.

Cuando se produzcan transferencias o comunicaciones internacionales de datos personales, Velacix procurará que se realicen conforme a los requisitos y mecanismos previstos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normativa aplicable.

11. Derechos de los titulares

De acuerdo con la normativa ecuatoriana aplicable, los titulares pueden ejercer los derechos que les correspondan respecto de sus datos personales, incluyendo, cuando resulte aplicable, los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad y los demás reconocidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Cuando el tratamiento se encuentre basado en el consentimiento, el titular podrá solicitar su revocación en los casos y bajo las condiciones previstas por la normativa aplicable.

Si los datos fueron introducidos en Velacix por uno de nuestros clientes —por ejemplo, una empresa que utilizó la plataforma para emitir una factura—, la solicitud deberá dirigirse preferentemente a dicha empresa, ya que actúa como responsable del tratamiento. Velacix colaborará con el responsable para atender las solicitudes que correspondan.

12. Mecanismos para ejercer tus derechos

Para ejercer tus derechos relacionados con la protección de datos personales puedes enviar una solicitud a privacidad@velacix.com.

La solicitud deberá permitir identificar al titular y especificar, de forma clara, el derecho que desea ejercer y los datos o tratamientos relacionados con su petición.

Cuando resulte necesario para proteger la información del titular, Velacix podrá solicitar información adicional razonablemente necesaria para verificar su identidad antes de proporcionar, modificar o eliminar datos personales.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los plazos establecidos por la normativa ecuatoriana aplicable. Si Velacix actúa únicamente como encargado del tratamiento, la solicitud podrá ser remitida o coordinada con el cliente que actúe como responsable de los datos.

13. Medidas de seguridad

Velacix aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o destrucción.

Entre las medidas implementadas se encuentran:

• Cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS/TLS.
• Almacenamiento seguro de contraseñas mediante mecanismos de hash.
• Sistemas de autenticación y control de acceso mediante usuarios, roles y permisos.
• Copias de seguridad periódicas y mecanismos de recuperación de información.
• Protección mediante cifrado de información y respaldos cuando corresponde.
• Registro de eventos, accesos y actividades relevantes para seguridad y auditoría.
• Uso de firewall y restricciones de acceso a la infraestructura.
• Aislamiento de la base de datos respecto del acceso público desde Internet. La comunicación con la base de datos se realiza internamente a través de los servicios autorizados del backend.
• Aplicación de buenas prácticas de desarrollo, administración de infraestructura y gestión de accesos.

Aunque Velacix adopta medidas destinadas a reducir los riesgos de seguridad, ningún sistema tecnológico puede garantizar una seguridad absoluta. Las medidas aplicadas podrán actualizarse conforme evolucionen la plataforma, los riesgos identificados y los requerimientos legales aplicables.

14. Cookies y tecnologías similares

Este sitio puede utilizar cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento y, cuando corresponda y exista autorización del usuario, cookies analíticas u otras tecnologías similares.

Puedes conocer qué cookies utilizamos, su finalidad y cómo gestionar tus preferencias en nuestra Política de Cookies.

15. Menores de edad

Velacix es una plataforma destinada a personas naturales con capacidad legal para contratar y a personas jurídicas que desarrollan actividades comerciales o profesionales. Los servicios de Velacix no están dirigidos a menores de edad.

Cuando un cliente de Velacix introduzca en la plataforma datos personales correspondientes a un menor de edad como parte de sus propias actividades, dicho cliente será responsable de contar con la base de legitimación, autorizaciones y demás requisitos que resulten aplicables para el tratamiento de esa información.

En estos casos, Velacix tratará la información únicamente en calidad de encargado del tratamiento y para proporcionar las funcionalidades contratadas por el cliente.

16. Cambios a esta política

Velacix podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos o relacionados con los servicios ofrecidos.

Cuando los cambios sean relevantes, podrán ser comunicados mediante el sitio web, la plataforma o los canales de contacto disponibles. La fecha de la última actualización de esta política se mostrará en esta página.