Términos y Condiciones

1. Objeto del servicio

Velacix es un sistema en la nube (“el Servicio”) destinado a personas naturales y jurídicas que desarrollan actividades económicas en Ecuador. Permite gestionar procesos de facturación electrónica, inventario, ventas, punto de venta, clientes, compras, sucursales, usuarios y reportes desde una misma plataforma.

Velacix permite generar y gestionar comprobantes electrónicos y comunicarse con los servicios del Servicio de Rentas Internas (SRI) necesarios para su autorización.

Las características, capacidades y límites correspondientes a cada plan se encuentran publicados en la página Planes.

2. Contratación, creación y activación de cuentas

Las cuentas de Velacix no se crean automáticamente mediante un proceso de registro público. Para contratar el Servicio, el interesado debe comunicarse con un representante o encargado de Velacix.

Durante el proceso de contratación y configuración inicial, el cliente deberá proporcionar información necesaria para identificar y configurar su negocio, incluyendo, según corresponda, RUC, razón social, nombre de la persona responsable y una dirección de correo electrónico.

Una vez creada la cuenta, las credenciales o instrucciones necesarias para realizar el primer acceso serán enviadas al correo electrónico proporcionado por el cliente.

Durante el primer inicio de sesión, Velacix podrá exigir al usuario modificar su contraseña inicial y completar la configuración de la empresa antes de utilizar determinadas funcionalidades.

Para utilizar las funciones de facturación electrónica, el cliente deberá proporcionar y configurar la información tributaria necesaria, incluyendo su firma electrónica cuando corresponda.

El cliente es responsable de proporcionar información veraz, exacta y actualizada, así como de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y controlar los usuarios autorizados dentro de su cuenta.

3. Uso permitido

El usuario se compromete a utilizar Velacix conforme a la legislación ecuatoriana aplicable, incluyendo la normativa tributaria relacionada con la facturación electrónica, y únicamente para actividades legítimas.

El usuario se compromete, entre otras cosas, a no:

• Utilizar Velacix para actividades fraudulentas, ilícitas o que vulneren derechos de terceros.
• Emitir deliberadamente comprobantes con información falsa o que no corresponda a operaciones reales.
• Intentar acceder sin autorización a cuentas, información, infraestructura o componentes internos de Velacix.
• Intentar alterar, interferir, vulnerar o comprometer la seguridad, disponibilidad o funcionamiento del Servicio.
• Compartir credenciales de acceso de manera que permita el uso no autorizado del Servicio.

4. Planes, precios y pagos

El acceso a Velacix se ofrece mediante planes de suscripción mensual o anual. Los precios, características y límites vigentes de cada plan se encuentran publicados en la página Planes.

Los precios publicados están expresados en dólares de los Estados Unidos de América (USD) e incluyen los impuestos aplicables, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuando corresponda.

Velacix emitirá el correspondiente comprobante por el pago de la suscripción de acuerdo con la normativa tributaria aplicable.

Los pagos pueden realizarse mediante transferencia bancaria a las cuentas habilitadas por Velacix, incluyendo Banco Pichincha, Produbanco y Banco Guayaquil, o mediante PayPal cuando esta opción se encuentre disponible.

Actualmente, la confirmación de los pagos y renovación de las suscripciones se realiza de forma manual. El cliente deberá realizar el pago correspondiente y proporcionar el comprobante o información necesaria para que Velacix pueda verificarlo.

5. Renovaciones, cambios de plan y cancelaciones

Las suscripciones de Velacix no se renuevan automáticamente. Para continuar utilizando el Servicio después de finalizar el período contratado, el cliente deberá realizar el pago correspondiente al siguiente período.

El cliente puede solicitar en cualquier momento el cambio a un plan superior o inferior. Salvo acuerdo distinto entre las partes, el cambio entrará en vigor una vez finalice el período que ya se encuentre pagado.

El cliente puede solicitar la cancelación del Servicio en cualquier momento. La cancelación no interrumpe el período que ya haya sido pagado, por lo que podrá continuar utilizando Velacix hasta su fecha de finalización.

Los pagos realizados no son reembolsables una vez iniciado el período contratado, salvo cuando la legislación aplicable establezca lo contrario.

6. Vencimiento y falta de pago

Cuando finalice el período contratado sin que se haya confirmado el pago de la renovación, Velacix concederá un período de gracia de cinco (5) días.

Durante este período, la cuenta podrá continuar utilizando el Servicio y se mostrarán avisos o recordatorios relacionados con el pago pendiente.

Si transcurren los cinco (5) días sin que se confirme el pago, Velacix podrá suspender temporalmente el acceso a la cuenta. La suspensión por falta de pago no implica la eliminación inmediata de la información almacenada.

El acceso podrá ser restablecido una vez que Velacix confirme el pago correspondiente y reactive la suscripción.

7. Límites del plan contratado

Cada plan puede establecer límites sobre determinadas funcionalidades o recursos, incluyendo el número de usuarios, sucursales, puntos de emisión u otras capacidades indicadas en la página de Planes.

Cuando una cuenta alcance el límite correspondiente a su plan, el sistema podrá impedir la creación de nuevos recursos sujetos a dicho límite.

Alcanzar un límite no ocasionará automáticamente un cambio de plan ni un cargo adicional. Si el cliente necesita ampliar su capacidad, podrá solicitar el cambio a un plan que incluya los recursos necesarios.

8. Responsabilidades del usuario

El cliente es responsable de la exactitud, legalidad, integridad y vigencia de la información que registra o procesa mediante Velacix, incluyendo sus datos tributarios y los datos utilizados para emitir comprobantes electrónicos.

También es responsable de configurar correctamente los impuestos, tarifas, productos, servicios, establecimientos, puntos de emisión y demás información necesaria para desarrollar sus actividades.

El cliente es responsable de mantener vigente y correctamente configurada su firma electrónica cuando sea necesaria para la emisión de comprobantes.

Velacix proporciona herramientas tecnológicas para facilitar estos procesos, pero no sustituye el asesoramiento contable, tributario, jurídico o profesional que pueda requerir el cliente.

9. Disponibilidad del servicio

Velacix procura mantener el Servicio disponible de forma continua y adoptar medidas razonables para garantizar su estabilidad y funcionamiento. Sin embargo, actualmente no se ofrece un acuerdo formal de nivel de servicio (SLA) ni se garantiza un porcentaje específico de disponibilidad.

El Servicio puede verse temporalmente afectado por mantenimientos programados o de emergencia, actualizaciones, incidentes técnicos, fallos de conectividad, problemas de infraestructura o situaciones relacionadas con proveedores tecnológicos externos.

Determinadas funcionalidades también dependen de sistemas externos, incluyendo los servicios proporcionados por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Velacix no controla la disponibilidad ni el funcionamiento de dichos sistemas.

10. Indisponibilidad del SRI y comprobantes pendientes

La autorización de comprobantes electrónicos depende de la disponibilidad y respuesta de los servicios tecnológicos del Servicio de Rentas Internas (SRI).

Cuando un comprobante haya sido enviado pero no pueda confirmarse su autorización debido a una falta de respuesta u otra situación relacionada con los servicios del SRI, Velacix podrá mantenerlo en estado pendiente.

Mientras permanezca en este estado, el sistema realizará verificaciones periódicas aproximadamente cada hora durante un período máximo de veinticuatro (24) horas para consultar el estado del comprobante.

Si después de dicho período no ha sido posible confirmar su autorización, Velacix podrá enviar una notificación al correo electrónico asociado a la cuenta para informar que se requiere la revisión o intervención del usuario.

11. Propiedad intelectual

Velacix es un nombre comercial utilizado para identificar el Servicio y sus productos tecnológicos.

El software, código, interfaces, diseños, documentación, contenidos, elementos gráficos y demás componentes propios de Velacix están protegidos por la normativa aplicable sobre propiedad intelectual, sin perjuicio de los derechos correspondientes a componentes, librerías, servicios o contenidos pertenecientes a terceros.

La contratación del Servicio no transfiere al cliente derechos de propiedad sobre Velacix ni sobre su software. El cliente recibe únicamente el derecho limitado, no exclusivo y no transferible de utilizar el Servicio durante la vigencia de su suscripción y para las finalidades propias de su actividad.

12. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales realizado a través de Velacix se encuentra regulado adicionalmente por nuestra Política de Privacidad.

Cuando el cliente introduce en la plataforma datos personales de sus propios clientes, empleados, proveedores u otros terceros, el cliente actúa como responsable del tratamiento de dichos datos y Velacix actúa como encargado del tratamiento para proporcionar las funcionalidades contratadas.

El cliente es responsable de contar con una base de legitimación adecuada para recopilar y tratar la información personal que introduce en Velacix y de cumplir las obligaciones que le correspondan conforme a la normativa aplicable.

13. Suspensión y terminación

Velacix podrá suspender temporalmente una cuenta por falta de pago conforme al período de gracia establecido en estos términos.

Velacix también podrá suspender de forma inmediata, y cuando corresponda terminar, el acceso a una cuenta cuando existan indicios razonables de un incumplimiento grave, incluyendo fraude, uso ilícito del Servicio, intentos de acceso no autorizado, ataques contra la plataforma, afectación deliberada a otros usuarios o acciones que comprometan la seguridad o integridad de Velacix.

Cuando las circunstancias lo permitan, Velacix podrá contactar al cliente para solicitar información o facilitar la solución del incumplimiento. Esto no impedirá adoptar medidas inmediatas cuando sean necesarias para proteger la plataforma, sus usuarios, terceros o la información almacenada.

14. Información después de la terminación

Antes de finalizar su acceso al Servicio, el cliente podrá utilizar las funcionalidades de exportación de reportes disponibles dentro de su plan y de la plataforma.

La terminación o suspensión de una cuenta no implica necesariamente la eliminación inmediata de la información asociada a ella. Los datos podrán conservarse durante los períodos establecidos en nuestra Política de Privacidad, incluyendo el período de conservación posterior a la terminación allí indicado.

Determinada información podrá conservarse durante períodos superiores cuando resulte necesario para cumplir obligaciones legales, tributarias o contractuales.

15. Limitación de responsabilidad

Velacix adopta medidas razonables para proporcionar un Servicio estable, seguro y funcional. Sin embargo, existen circunstancias cuyo funcionamiento no depende exclusivamente de Velacix.

En la medida permitida por la legislación aplicable, Velacix no será responsable por errores, rechazos, retrasos o consecuencias directamente atribuibles a:

• Información incorrecta, incompleta o desactualizada proporcionada o configurada por el cliente.
• Configuración incorrecta de impuestos, tarifas, establecimientos, puntos de emisión, productos, servicios u otra información administrada por el cliente.
• Problemas relacionados con una firma electrónica vencida, incorrecta, revocada o proporcionada de forma inadecuada por el cliente.
• Indisponibilidad, errores, cambios o tiempos de respuesta de los sistemas del Servicio de Rentas Internas (SRI).
• Fallos de conexión a Internet, dispositivos, redes o sistemas administrados directamente por el cliente.
• Interrupciones o incidentes atribuibles a proveedores tecnológicos externos que se encuentren fuera del control razonable de Velacix.
• Uso indebido de credenciales o accesos cuando sea atribuible al incumplimiento de las obligaciones de seguridad del cliente.

Lo anterior no excluye las responsabilidades que legalmente correspondan a Velacix por hechos directamente atribuibles al Servicio ni limita derechos que no puedan ser excluidos o restringidos conforme a la legislación ecuatoriana aplicable.

16. Modificaciones de los términos

Velacix podrá actualizar estos Términos y Condiciones para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, comerciales u operativos, así como modificaciones en las características del Servicio.

La versión vigente estará disponible permanentemente en esta página.

Cuando se realicen modificaciones sustanciales que puedan afectar las condiciones bajo las cuales los clientes utilizan el Servicio, Velacix podrá comunicar dichos cambios mediante el correo electrónico registrado en la cuenta.

El uso del Servicio después de la entrada en vigor de las nuevas condiciones estará sujeto a la versión vigente de estos términos, sin perjuicio de los derechos que correspondan al cliente conforme a la legislación aplicable.

17. Legislación aplicable y resolución de controversias

Estos Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República del Ecuador y por las demás normas que resulten aplicables a la prestación del Servicio.

En caso de existir una consulta, inconformidad o controversia relacionada con Velacix, el cliente podrá contactar inicialmente a Velacix con el objetivo de buscar una solución directa y amistosa.

Si no fuera posible alcanzar una solución mediante este mecanismo, las partes podrán recurrir a los procedimientos y autoridades competentes previstos por la legislación ecuatoriana, sin perjuicio de los derechos que correspondan al cliente conforme a la normativa aplicable.

18. Contacto

Para consultas relacionadas con estos Términos y Condiciones, la contratación del Servicio, pagos o funcionamiento de Velacix, puedes utilizar los canales de contacto publicados en nuestro sitio web.

Para asuntos relacionados específicamente con protección de datos personales, puedes escribir a privacidad@velacix.com.